HR / Office Assistant

Wanneer jij binnenkomt, verandert de sfeer meteen: rust, overzicht en een glimlach. Je collega’s weten dat alles die dag goed geregeld is. Jij bent namelijk de drijvende kracht achter een soepel draaiend kantoor én een vlekkeloze HR-administratie. Je houdt meerdere ballen in de lucht, werkt nauwkeurig, schakelt moeiteloos tussen ad-hoc vragen en structurele taken, en helpt collega’s met plezier vooruit.

Klinkt dit als jouw ideale rol? Dan zoeken we jou als onze nieuwe HR & Office Assistant!

Over de rol

In deze gecombineerde functie vorm je het hart van zowel ons kantoor als onze HR-backoffice. Je zorgt ervoor dat ons kantoor representatief, georganiseerd en gezellig is, én je ondersteunt de HR Manager met administratieve processen, onboarding, personeelsdossiers en operationele HR-taken.

Geen dag is hetzelfde: het ene moment zet je de lunch klaar, het andere moment ontvang je nieuwe medewerkers voor de onboarding, maak je een nieuw contract op of regel je een feest voor collega’s. Je bent zichtbaar, toegankelijk en hands-on — iemand die problemen oplost vóórdat ze problemen worden.

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Je bent vroeg op kantoor (8.30 uur) en zorgt ervoor dat alles klaar staat voordat je collega’s binnenstromen. Je checkt of het kantoor netjes en representatief is, de keuken op orde is, voorraden zijn aangevuld en de HR inbox is bijgewerkt. 

Structuur & ad-hoc mix

Je werkt met een duidelijke to-do lijst in Monday en pakt afwisselend HR- en (op termijn ook) office taken op. Denk aan:

• HR-administratie verwerken en personeelsdossiers bijhouden;

• Onboarding voorbereiden: contracten, accounts, toegangspassen, laptops, lockers; 

• Offboarding organiseren: bevestiging sturen, exitgesprekken voeren, materialen innemen en laptops leeghalen; 

• IT vraagstukken: Wifi, laptop issues, mobiele telefoons; 

• Bestellingen doen, factuurverwerking en interne communicatie; 

• Vergaderzalen, kantoorvoorraden en gebouwbeheer coördineren.
  

Ondertussen kunnen er ad-hoc verzoeken binnenkomen: een internet storing of een collega die snel hulp nodig heeft. Jij blijft kalm, behulpzaam en regelt het.

Lunch & office care

Op maandag, dinsdag en donderdag bestel je de lunch bij de catering van het verzamelkantoor (B. Amsterdam). Op woensdag en vrijdag coördineer je zelf de lunch (catering of AH boodschappen). 

Laatste ronde

Omdat je vroeg bent gestart, eindigt je dag eerder (rond 17.00). Voor je weggaat doe je een check: Zijn mijn HR to do’s afgerond? Zijn de ruimtes netjes? Is de vaatwasser leeg? Is alles klaar voor morgen? Jij loopt met een gerust hart naar buiten omdat je weet dat het geregeld is.

Jouw taken op een rij

Office & Operations (30%)

• Mooi, schoon kantoor en een gastvrij ontvangst

• Bestellen, beheren en controleren van kantoor- en keukenvoorraden

• Organisatie van lunch, bestellen catering en contact met facilitair van B. Amsterdam

• Voorbereiden events, kerstpakketten, relatiegeschenken (borrels, uitjes, attenties)

• Signaleren van verbeterkansen op kantoor en deze proactief oppakken

• Beheren, bestellen, onderhouden van de laptops en de toebehoren  

HR Support (Backoffice) (70%)

• Verwerken van personeels- en salarisadministratie in de HR-systemen (HR2day, Monday, Nationale Nederlanden (pensioen))

• Voorbereiden van contracten, addenda en mutaties

• NS kaarten, Werkgeversverklaringen en het verwerken van inhoudingen

• On- & offboarding van nieuwe collega’s (accounts, IT, toegang, materialen)

• Bijhouden van HR-planning, documenten en mailbox

• Oppakken van recruitment werkzaamheden (vacaturebeheer, schrijven en plaatsen van vacature, phonescreenings, begeleiden van kandidaten en onderhandelingen). 

• Verantwoordelijk voor de stagebegeleiding; werven, stagebegeleiders en evaluaties

• Eerste aanspreekpunt voor praktische HR-vragen

Dit ben jij

• Minimaal 1-3 jaar ervaring als HR Assistant, HR / Office Coördinator of een vergelijkbare rol;

• Aantoonbare HR ervaring is een must, office ervaring is een pre

• Jij bent nauwkeurig, servicegericht en organisatorisch sterk

• Je hebt een warm, gastvrij karakter en brengt humor en een positieve energie

• Je werkt snel, zelfstandig en vindt het geen probleem om je handen uit de mouwen te steken (ook letterlijk)

• Je kan goed schakelen in een dynamische scale-up omgeving

• Uitstekende beheersing van Nederlands én Engels

• Bekend met G-Suite, Ms Office, Monday en bij voorkeur HR-tools; zoals HR2day

Je woont in (regio) Amsterdam en bent 5 dagen per week beschikbaar

Durf jij de uitdaging aan en kom je ons team versterken? Reageer snel!